Outil marketing en entreprise pour développer une communauté

Salut! Je joue à Yu-Gi-Oh! depuis environ 8 ans, je fais régulièrement des locals et quelques events plus gros quand je peux. Il y a quelques mois, avec des potes de la scène locale, on a monté une petite asso pour organiser des tournois dans notre ville. Au départ c’était assez modeste, une trentaine de joueurs, ambiance locals classique, et petit à petit ça a bien pris. Notre dernier event a réuni presque 80 joueurs, donc on commence à changer d’échelle.
Maintenant on aimerait structurer un peu plus tout ça, garder le contact avec les joueurs qui viennent aux tournois, annoncer plus proprement les prochains events, éviter de perdre des infos entre Discord, Insta, mails et messages privés, et essayer de toucher des joueurs d’autres villes ou d’autres communautés. On réfléchit aussi à se rapprocher de boutiques, partenaires locaux ou potentiels sponsors liés au jeu ou à l’événementiel, et c’est là que je me rends compte qu’on gère encore tout de façon très artisanale. Un ami qui bosse en entreprise m’a parlé des outils CRM qu’ils utilisent pour suivre leurs contacts, gérer des campagnes mail et centraliser leur communication. Dit comme ça, je sais pas si ça peut aussi avoir du sens pour une communauté Yu-Gi-Oh! ou une association qui organise régulièrement des tournois. Du coup je voulais savoir si certains ici gèrent aussi une association, une boutique, une ligue locale ou organisent des tournois Yu-Gi-Oh! de manière régulière. Comment vous faites pour gérer votre base de joueurs, vos annonces d’events, vos inscriptions et vos relances ? Vous êtes restés sur des outils simples type Discord/Google Forms, ou vous avez fini par passer sur quelque chose de plus structuré ? Je suis surtout intéressé par des retours terrain de gens qui connaissent la réalité des communities TCG/JCC, parce qu’entre gérer un fichier clients et gérer des joueurs qui oublient leur decklist ou demandent l’heure du tournoi 15 fois, j’imagine qu’il y a quand même un monde